Política de Privacidade

Esta política descreve como o Formik, sistema de gestão de processos judiciais disponível em www.formik.com.br, coleta, usa, armazena e compartilha informações, incluindo os dados acessados por meio das APIs do Google.

1. Quem somos

O Formik é operado por Thiago Lima Döwich, pessoa física, inscrito no CPF sob o nº 896.248.312-20, com endereço em Rua Aderbal Correa da Silva, nº 164, São Sebastião, Palhoça/SC, CEP 88.132-248, doravante denominado "nós" ou "operador".

Contato para assuntos de privacidade e proteção de dados: privacidade@formik.com.br.

2. Quais dados tratamos

2.1 Dados guardados em nosso servidor

2.2 Dados dos seus processos e clientes

O cadastro de processos, clientes, prazos, documentos, contratos e honorários fica gravado na conta Google Drive do escritório, sob o controle do titular da licença. Para ler e gravar esse conteúdo, o aplicativo usa o nosso servidor como intermediário: o conteúdo passa por ele no momento da operação, não é guardado e é filtrado conforme as permissões de cada pessoa da equipe. Ressalvado o acompanhamento processual descrito no item 2.3, não mantemos cópia, espelho ou backup desse conteúdo.

A base de dados do sistema é gravada em um arquivo, formik-dados.json, criado pelo aplicativo dentro da pasta do escritório no Drive. É esse arquivo que permite acessar o sistema de qualquer computador ou navegador encontrando sempre a mesma informação.

Para dar velocidade ao uso e permitir o trabalho durante quedas de conexão, o navegador utilizado mantém uma cópia local espelhada dessa base, no próprio equipamento. Essa cópia é sincronizada com o arquivo do Drive a cada alteração, contém apenas o que a pessoa tem permissão para ver e é apagada automaticamente quando ela sai do sistema e quando outra conta entra no mesmo computador e navegador. Pode ainda ser apagada a qualquer momento, pela limpeza dos dados de navegação, sem prejuízo à informação, que permanece íntegra no Drive.

Documentos e arquivos anexados aos processos e aos clientes são gravados nas pastas criadas pelo sistema no Drive do escritório, organizadas por cliente e por categoria documental, pelo mesmo caminho intermediado descrito acima.

O sistema oferece ainda rotina de backup, manual ou automática com periodicidade escolhida por você, que gera o backup completo em .json e a planilha de processos em .csv, gravando-os em pasta própria no Drive e, opcionalmente, em pasta do seu equipamento indicada por você.

2.3 Acompanhamento processual

Quando o escritório vincula um processo, guardamos o número do processo, a frequência de consulta e as preferências de aviso. As movimentações obtidas na API Pública do DataJud, mantida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), ficam no nosso banco por até 45 dias; as comunicações obtidas no Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN), incluindo o texto publicado e os nomes das partes e dos advogados, por até 120 dias; o registro de cada aviso enviado, por até 120 dias.

Para buscar no DJEN as comunicações dirigidas ao escritório, guardamos as inscrições na OAB que ele cadastrar, com número, UF e nome do advogado. Os avisos são enviados por e-mail às pessoas que o escritório indicar na lista de destinatários, da qual guardamos o e-mail e o nome; sem indicação, o aviso vai para o titular da licença.

Esses dados são públicos na origem e servem apenas para entregar a informação ao escritório que os solicitou. Decorridos os prazos acima, o texto da comunicação, os nomes das partes e dos advogados e a descrição da movimentação são apagados. Permanece somente um registro técnico, com dados de identificação do item, como o número do processo, o tribunal e as datas, que impede que a mesma informação volte a ser apresentada ao escritório como novidade.

2.4 Equipe do escritório

A licença pode ser usada por mais de uma pessoa. O titular é quem contrata a licença e conecta a própria conta Google; ele pode autorizar outras contas Google, como as dos demais advogados e do pessoal de apoio do escritório, a entrar no mesmo escritório dentro do sistema.

• De cada pessoa autorizada tratamos apenas o endereço de e-mail, o nome que o titular opcionalmente informar, as áreas do sistema que ele liberou para ela, a data e hora do último acesso, o endereço IP dessa entrada e os aparelhos conectados com a conta dela;
• Só o titular conecta Drive e Agenda. As demais pessoas autorizam apenas a identificação do e-mail e não concedem, nem nos dão, permissão alguma sobre o Drive ou a Agenda delas;
• Ao usar o sistema, as pessoas autorizadas acessam, por intermédio do nosso servidor, os arquivos que o Formik criou na conta Google do titular, e é lá que continuam gravados os dados do escritório;
• Cada alteração feita no sistema é registrada com o e-mail de quem a fez, para que o titular saiba quem lançou o quê;
• O titular define, pessoa por pessoa, quais áreas do sistema cada uma enxerga. Quando ele retira a área financeira de alguém, o nosso servidor deixa de enviar os dados de honorários ao computador dessa pessoa, de modo que não é apenas a tela que muda;
• O titular pode retirar o acesso de qualquer pessoa a qualquer momento, dentro do sistema, e a retirada tem efeito imediato.

O titular é responsável por escolher quem autoriza e por manter essa lista atualizada.

3. Dados acessados nas APIs do Google

O acesso só ocorre depois que você autoriza expressamente, na tela de consentimento do Google, e pode ser revogado a qualquer momento.

As permissões abaixo são pedidas apenas ao titular da licença, que é quem hospeda os dados do escritório na própria conta. Quem é autorizado pelo titular a usar o sistema passa por uma tela de consentimento reduzida, que pede somente a identificação do e-mail; nenhuma permissão sobre o Drive ou a Agenda dessa pessoa é solicitada, concedida ou armazenada.

As chamadas às APIs do Google são feitas pelo nosso servidor, com a credencial cifrada do titular. O conteúdo lido ou gravado passa pelo servidor apenas durante a operação e não é guardado.

O Formik não solicita acesso ao seu Drive completo. Arquivos que o sistema não criou permanecem inacessíveis a ele, ainda que estejam na mesma conta. Da mesma forma, não acessamos seus e-mails, contatos, fotos ou qualquer outro serviço Google.

4. Base legal e finalidades

Tratamos dados pessoais com fundamento na Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD):

• na execução de contrato (art. 7º, V), para fornecer o serviço contratado, cobrar a assinatura, prestar o acompanhamento processual e enviar os avisos solicitados;
• no cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), para guardar os registros contratuais e fiscais exigidos por lei;
• no legítimo interesse (art. 7º, IX), para segurança, prevenção de fraude, registro dos aparelhos conectados e verificação anti-robô no pedido de uso teste.

Quanto aos dados de processos e clientes tratados dentro do sistema, inclusive as movimentações e comunicações obtidas no acompanhamento processual, o escritório usuário é o controlador e responde pelas bases legais aplicáveis à sua atividade; o Formik atua como operador, limitado a fornecer a ferramenta. Os dados obtidos em fontes públicas são tratados de acordo com a finalidade, a boa-fé e o interesse público que justificaram sua disponibilização (art. 7º, § 3º, da LGPD).

5. Compartilhamento

Não vendemos nem cedemos dados. O compartilhamento se limita a:

• Cloudflare, Inc., provedor de infraestrutura que hospeda a aplicação e o banco de dados do serviço e faz a verificação anti-robô (Cloudflare Turnstile) no formulário de uso teste;
• Google LLC, na medida da conexão que o titular da licença autoriza;
• Asaas Gestão Financeira Instituição de Pagamento S.A., para processar a assinatura no cartão de crédito. Recebe o nome, o CPF, o e-mail e o telefone do contratante; os dados do cartão são digitados no ambiente do próprio Asaas e não passam pelo nosso servidor;
• Plus Five Five, Inc., empresa que opera o Resend, para enviar os e-mails do sistema, como os avisos de movimentação e de intimação e a via do contrato. Recebe o endereço do destinatário e o conteúdo da mensagem;
• Conselho Nacional de Justiça, a quem informamos o número do processo e a inscrição na OAB ao consultar o DataJud e o DJEN;
• As pessoas que o próprio titular da licença autorizar a usar o escritório dentro do sistema, que passam a enxergar os dados desse escritório conforme o perfil que ele definir. Essa autorização é dada e retirada pelo titular, dentro do sistema, a qualquer momento;
• Autoridades públicas, mediante ordem judicial ou requisição legal válida.

6. Transferência internacional de dados

A infraestrutura (Cloudflare, Inc.) e o armazenamento do escritório (Google LLC) podem tratar dados fora do Brasil. O envio de e-mails (Plus Five Five, Inc., Resend) é processado nos Estados Unidos. Essas transferências servem apenas às finalidades descritas no item 5 e se apoiam nas cláusulas contratuais padrão aprovadas pela Resolução CD/ANPD nº 19/2024, ou em outro mecanismo previsto no art. 33 da LGPD.

Informações sobre o mecanismo adotado em cada caso podem ser solicitadas pelo e-mail privacidade@formik.com.br.

7. Segurança

• Todo o tráfego é cifrado em trânsito (HTTPS/TLS)
• Não usamos senha. A autenticação é feita pelo próprio Google; o Formik não cria, não pede e não armazena senha alguma
• Só entra quem tem o e-mail previamente cadastrado como titular de licença ou autorizado pelo titular; qualquer outra conta é recusada
• A credencial de autorização do Google é armazenada de forma cifrada
• A sessão é mantida por cookie assinado, com expiração automática
• Cada pessoa pode consultar os aparelhos conectados com a própria conta e encerrar, a qualquer momento, as sessões que não reconhecer
• As permissões de cada pessoa são aplicadas no servidor antes da entrega dos dados do escritório
• A cópia local do navegador é apagada ao sair do sistema e quando outra conta entra no mesmo computador e navegador
• O formulário de uso teste passa por verificação anti-robô e tem limite de pedidos por endereço IP
• Registramos data, hora e origem dos acessos

Nenhum sistema é imune a incidentes. Havendo incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos o titular da licença e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) no prazo de 3 dias úteis, contados do conhecimento do incidente, na forma do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, e prestaremos ao escritório as informações de que ele precisar para cumprir as próprias obrigações de controlador.

8. Retenção e exclusão

• Os dados da conta de acesso e do pedido de uso teste são mantidos enquanto a licença estiver ativa e por até 12 meses após o encerramento, para fins de comprovação contratual e fiscal
• O registro de cada aparelho conectado é mantido enquanto a sessão existir e por até 30 dias depois de encerrada
• Os dados do contratante e o histórico de pagamentos são mantidos enquanto a licença estiver ativa e, após o encerramento, pelo prazo necessário ao cumprimento de obrigações legais e ao exercício regular de direitos, em regra 5 anos (art. 16, I, da LGPD)
• A credencial do Google é apagada imediatamente ao desconectar a conta ou encerrar o cadastro
• Os processos vinculados, as inscrições na OAB e os destinatários dos avisos são mantidos enquanto o escritório os mantiver cadastrados e são apagados quando ele os remove
• As movimentações do DataJud ficam no nosso banco por até 45 dias; as comunicações do DJEN e o registro de cada aviso enviado, por até 120 dias, nos termos do item 2.3
• A cópia local mantida no navegador é apagada ao sair do sistema e quando outra conta entra no mesmo computador e navegador, e pode ser removida por você a qualquer momento, pela limpeza dos dados de navegação, sem afetar a base gravada no Drive
• Os dados de processos e documentos permanecem no Drive do escritório mesmo após o encerramento do serviço, porque é lá que são gravados

Para solicitar exclusão, escreva para privacidade@formik.com.br.

9. Como revogar o acesso ao Google

A qualquer momento, por dois caminhos:

• dentro do Formik, em Configurações → Acesso ao Google → Desconectar;
• na sua conta Google, em myaccount.google.com/permissions, removendo o aplicativo Formik.

A revogação interrompe a criação de pastas, arquivos e eventos. Os arquivos e eventos já criados permanecem na sua conta, sob seu controle.

Se você é o titular de uma licença com equipe, revogar o acesso do Formik à sua conta Google interrompe o funcionamento do sistema para todo o escritório, e não apenas para você. Os dados continuam íntegros na sua conta, mas ninguém consegue lê-los pelo sistema até que a conexão seja refeita.

10. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamentos e revogação de consentimento. Responderemos em até 15 dias.

Quando o pedido tratar de dados de processos e clientes, dos quais o escritório usuário é o controlador, encaminharemos a solicitação ao escritório responsável.

11. Cookies e armazenamento no navegador

Usamos apenas cookies estritamente necessários: o que mantém sua sessão autenticada e o que protege a entrada com o Google. O navegador também guarda a cópia local descrita no item 2.2. No formulário de uso teste da página inicial, a verificação anti-robô Cloudflare Turnstile analisa sinais técnicos do navegador e da conexão, como o endereço IP, para distinguir pessoas de robôs. Não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento para publicidade ou análise de comportamento.

12. Alterações

Mudanças relevantes serão comunicadas por e-mail e anunciadas nesta página com pelo menos 15 dias de antecedência.

13. Contato

Thiago Lima Döwich, CPF 896.248.312-20
Encarregado pelo tratamento de dados: Thiago Lima Döwich
privacidade@formik.com.br